Scan to email di mesin potokopi meruoakan cara alih media dari hardcopy menjadi softcopy yang dikirim melalui mesin fotocopi ke alamat email pengguna. Scan to email banyak digunakan untuk alih media dengan intensitas yang sering dan jumlah dokumen yang discan tidak terlalu banyak. Keunggulan scan to email yaitu tidak mengharuskan komputer user dalam keadaan standby saat mengirim hasil scan ke alamae emalil dan privasi dokumen terjaga dengan aman.
Device mesin potokopi yang digunakan untuk melakukan scan to email harus memiliki fitur scan to email dan memiliki koneksi LAN. Mesin potokopi RICOH sudah standar memiliki fitur yang diperlukan untuk melakukan scan to email bahkan ada opsi dapat menerima inbox lampoiran email untuk dicetak secara langsung.
Perlengkapan yang Disiapkan Scan to Email
- Alamat email pengirim
- Username dan password email pengirim
- SMTP Server
- Port SMTP
- Alamat email tujuan penerima hasil scan
- Jaringan internet
Langkah Setting Scan to Email
- Masuk ke pangaturan
- Sesuaikan IP adress, subnetmask, dan DNS mesin dengan jaringan internet yang disediakan
- Masukkan SMTP server, Port SMTP, Pilih SSL
- Masukkan email pengirim sebagai sender
- Masukkan username dan password email sender
- Lakukan test koneksi ke SMTP sampai berhasil
- Pada adressbook masukkan alamat email penerima hasil scan
Cara Scan to Email di Mesin Potokopi
- Tempatkan kertas yang akan di scan di ARDF atau platen glassis
- Pilih menu scanner
- Pilih scan to email
- Pilih alamat email tujuan hasil scan
- Pilih preferensis yang diperlukan seperti resolusi, ukuran kertas, jenis file hasil scan, ketajaman hasil scan dan lainnya(optional)
- Tekan tombol start
- Secara otomatis hasil scan akan masuk ke alamat email tujuan